DATASKYDDSBESKRIVNING FÖR KOME OY:S KUNDREGISTER (Kontaktformulär / Ansökningsformulär för arbete)
1 Personuppgiftsansvarig Personuppgiftsansvarig för registret är HAAPAJÄRVEN KOME OY (FO-nummer 0568745-4)
Kontaktperson i registerfrågor är: Seppo Saarnio
KOME OY Adress: Komenkatu 1, 85800 HAAPAJÄRVI, FINLAND Telefon: +358 400 947 777 E-post: info (at) kome.fi
2 Registrets namn Registrets namn är HAAPAJÄRVEN KOME OY:s kundregister.
3 Ändamålet med behandlingen av personuppgifter Personuppgifter behandlas för ändamål som rör skötsel, administration och utveckling av kundrelationer, erbjudande och leverans av tjänster samt utveckling av tjänster och fakturering. Personuppgifter behandlas även för de ändamål som krävs för utredning av eventuella reklamationer och andra anspråk.
Dessutom behandlas personuppgifter i kommunikation riktad till kunder, såsom i informations- och nyhetssyfte samt vid marknadsföring, inom vilken personuppgifter även behandlas för ändamål gällande direktmarknadsföring och elektronisk direktmarknadsföring.
Kunden har rätt att förbjuda direktmarknadsföring riktad till sig.
Den personuppgiftsansvarige behandlar uppgifterna själv och anlitar underleverantörer som agerar för den personuppgiftsansvariges räkning och i dennes ställe vid behandlingen av personuppgifterna.
4 Rättslig grund för behandlingen De rättsliga grunderna för behandlingen av personuppgifter är följande grunder i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (nedan även ”GDPR”): – den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål (GDPR art. 6.1.a); – behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås (GDPR art. 6.1.b); – behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen (GDPR art. 6.1.f).
Det ovannämnda berättigade intresset för den personuppgiftsansvarige baseras på ett relevant och lämpligt förhållande mellan den registrerade och den personuppgiftsansvarige som följer av att den registrerade är kund hos den personuppgiftsansvarige, och när behandlingen sker för ändamål som den registrerade rimligen kunde förvänta sig vid tidpunkten för insamlingen av personuppgifterna och i samband med det relevanta förhållandet.
5 Registrets datainnehåll (kategorier av personuppgifter som behandlas) Registret innehåller i princip följande personuppgifter för alla registrerade personer: grundläggande person- och kontaktuppgifter: [förnamn, efternamn, adress, telefonnummer, e-postadress, utbildning, arbetshistorik]; uppgifter relaterade till personens företag eller annan organisation samt personens ställning eller yrkestitel i det berörda företaget eller organisationen; personens tillstånd och förbud gällande direktmarknadsföring.
6 Regelmässiga datakällor Personuppgifter samlas in från den person som har skickat formulären.
Personuppgifter samlas även in och uppdateras inom ramen för tillämplig lagstiftning från allmänt tillgängliga källor som är relevanta för genomförandet av kundrelationen mellan den personuppgiftsansvarige och den registrerade personen, och med hjälp av vilka den personuppgiftsansvarige fullgör sina skyldigheter gällande upprätthållande av kundrelationer.
7 Lagringstid för personuppgifter Uppgifter som samlats in i registret lagras endast så länge och i den omfattning som är nödvändigt i förhållande till de ursprungliga eller förenliga ändamål för vilka personuppgifterna samlades in.
Behovet av att lagra personuppgifter utvärderas [vart tredje år]; och under alla omständigheter raderas uppgifter om den registrerade personen från registret [3 år] efter att den berörda registrerades kundrelation med den personuppgiftsansvarige har upphört och skyldigheterna samt åtgärderna i anslutning till kundrelationen har slutförts. Till exempel lagras bokföringsverifikationer i sex år från räkenskapsårets slut.
Den personuppgiftsansvarige utvärderar regelbundet behovet av att lagra uppgifterna i enlighet med sina interna rutiner. Dessutom vidtar den personuppgiftsansvarige alla rimliga åtgärder för att säkerställa att personuppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller föråldrade i förhållande till behandlingsändamålen raderas eller rättas utan dröjsmål.
8 Mottagare av personuppgifter (mottagarkategorier) samt regelmässigt utlämnande av uppgifter Personuppgifter lämnas inte ut till utomstående parter.
9 Överföring av uppgifter utanför EU eller EES Personuppgifter som ingår i registret överförs inte utanför EU eller EES.
10 Principer för skydd av registret Material som innehåller personuppgifter förvaras i låsta utrymmen där endast utsedda personer med behörighet på grund av sina arbetsuppgifter har tillträde.
Databasen som innehåller personuppgifter finns på en server som förvaras i ett låst utrymme där endast utsedda personer med behörighet på grund av sina arbetsuppgifter har tillträde. Servern är skyddad med en ändamålsenlig brandvägg och tekniska skyddsåtgärder.
Databaser och system nås endast med individuellt tilldelade personliga användarnamn och lösenord. Den personuppgiftsansvarige har begränsat användarrättigheter och behörigheter till IT-system och andra lagringsplattformar så att uppgifterna endast kan granskas och behandlas av de personer som är nödvändiga för deras lagliga behandling. Dessutom registreras användningen av databaser och system i loggfilerna för den personuppgiftsansvariges IT-system.
Den personuppgiftsansvariges anställda och övriga personer har förbundit sig att iaktta tystnadsplikt och hemlighålla information som erhållits i samband med behandlingen av personuppgifter.
11 Den registrerades rättigheter
Den registrerade har följande rättigheter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning:
- rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne håller på att behandlas eller inte, och om så är fallet, rätt att få tillgång till personuppgifterna samt följande information: (i) behandlingsändamålen; (ii) de kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller; (iii) de mottagare eller kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut; (iv) om möjligt, den förutsedda period under vilken personuppgifterna kommer att lagras eller, om detta inte är möjligt, de kriterier som används för att fastställa denna period; (v) den registrerades rätt att av den personuppgiftsansvarige begära rättelse eller radering av personuppgifterna eller begränsning av behandling av personuppgifter som rör den registrerade eller att invända mot sådan behandling; (vi) rätten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet; (vii) om personuppgifterna inte samlas in från den registrerade, all tillgänglig information om deras källa (GDPR art. 15). Dessa beskrivna grundläggande uppgifter (i)–(vii) lämnas till den registrerade personen via ett formulär;
- rätt att när som helst återkalla sitt samtycke utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen som grundade sig på samtycket innan det återkallades (GDPR art. 7); rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter som rör den registrerade rättade, samt rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter, bland annat genom att tillhandahålla en kompletterande förklaring med hänsyn till ändamålen med behandlingen (GDPR art. 16);
- rätt att av den personuppgiftsansvarige få personuppgifter som rör den registrerade raderade utan onödigt dröjsmål, förutsatt att (i) personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in eller på annat sätt behandlades; (ii) den registrerade återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det finns ingen annan rättslig grund för behandlingen; (iii) den registrerade invänder mot behandlingen av skäl som rör hans eller hennes specifika situation och det finns inga berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre, eller den registrerade invänder mot behandling för direktmarknadsföring; (iv) personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt; eller (v) personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av (GDPR art. 17);
- rätt att av den personuppgiftsansvarige utverka begränsning av behandling om (i) den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger den personuppgiftsansvarige возможность att kontrollera om personuppgifterna är korrekta; (ii) behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning; (iii) den personuppgiftsansvarige behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen, men den registrerade behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk; eller (iv) den registrerade har invänt mot behandling av skäl som rör hans eller hennes specifika situation i väntan på kontroll av huruvida den personuppgiftsansvariges berättigade skäl väger tyngre än den registrerades skäl (GDPR art. 18);
- rätt att få de personuppgifter som rör honom eller henne och som han eller hon har lämnat till den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan att den personuppgiftsansvarige som personuppgifterna har lämnats till hindrar detta, om behandlingen grundar sig på samtycke i den mening som avses i förordningen och behandlingen sker automatiserat (GDPR art. 20); rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter som rör honom eller henne strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR art. 77). Begäran gällande utövandet av den registrerades rättigheter riktas till den kontaktperson för den personuppgiftsansvarige som anges i punkt 1.